No hay duda de que la comunicación es muy importante en las empresas para lograr los resultados previstos. Las tecnologías hacen que cada vez sea más factible comunicarse de forma fluida y constante entre directivos, trabajadores y equipos de desarrollo. Pero el email o los Smartphones están todavía muy lejos de poder reemplazar los objetivos que se consiguen tras organizar  reuniones de trabajo exitosas.

Las reuniones de trabajo en equipo son una excelente oportunidad para coordinar temas, discutir ideas o concretar planes de acción.

Sin embargo, en más de una ocasión, estas reuniones terminan por convertirse en una verdadera pérdida de tiempo; algo que sucede con frecuencia si no las hemos planificado y organizado correctamente.

¿Quieres saber cómo conseguir que las reuniones de trabajo sean realmente productivas?  Te daremos algunos consejos muy útiles.

Planificación

¿Es realmente necesaria la reunión?

Las reuniones de trabajo pueden ser planificadas o improvisadas, informativas o resolutivas.

Algunas duran a penas unos minutos y tienen lugar día a día, mientras que otras se celebran anualmente y en ellas se reúne todo el comité de dirección de una empresa para definir estrategias o hablar de presupuestos.

Por último, algunas reuniones se plantean con urgencia para solventar algún problema surgido fuera del orden del día.

Pero aunque parezca una obviedad, fuera de este último caso, antes de enviar una convocatoria de reunión, deberíamos preguntarnos si realmente es necesario hacerla, ya que muchos temas se pueden tratar cara a cara en una conversación con las personas indicadas, sin necesidad de reunir a todo el equipo.

Establecer un orden del día

Piensa bien en los objetivos de dicha reunión, el tema o temas a tratar, los asistentes que van a intervenir, el tiempo de las intervenciones, etc.

Sin una agenda de contenidos, las reuniones de trabajo naufragan hacia la improvisación. Al ser informados con antelación de los temas a debate, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con diferentes propuestas que estudiar.

Prepara la convocatoria

Trata de evitar en la medida de lo posible las reuniones improvisadas. Para ello es importante presentar a tiempo una convocatoria, definiendo los asistentes que deben acudir y designando a un coordinador de equipo responsable de convocar a través de canales visibles para todos los asistentes.

En la convocatoria debe constar:

• Lugar, fecha y hora de la reunión
• Temas a tratar en el orden del día
• Todos los documentos que sea necesario leer antes.
• Un espacio para ruegos y preguntas
• Hora aproximada del fin de la reunión

Asegúrate también de que todos los asistentes tengan un papel relevante. No convoques asistentes porque sí. Recuerda que las reuniones más eficaces suelen tener un máximo de siete u ocho participantes.

Prepara con antelación la sala de reunión

Un espacio de trabajo cuidado estimula la creatividad y la concentración de los asistentes y además, claro está, da una imagen de profesionalidad ante tu equipo.

Debes cuidar detalles como que el proyector esté preparado, las fotocopias listas a tiempo o que funcione bien el aire acondicionado. Designa a una persona responsable y supervisa que todo esté listo antes de que lleguen los asistentes.

Durante la reunión

Agradece la asistencia

A veces las prisas hacen que nos olvidemos de este gesto tan importante para crear buen ambiente de equipo.

Puntualidad

Asegúrate de comenzar la reunión a la hora justa y de terminarla a tiempo, o incluso unos minutos antes de lo previsto.

Tiempos

Respeta en la medida de lo posible los tiempos establecidos de inicio y fin para cada tema.

Organiza las ponencias por orden de cada tema procurando limitar el tiempo de las intervenciones para que todos los asistentes puedan exponer sus ideas (un buen método es contar con alguien que haga la función de moderador).

Evita también los monólogos recurrentes sin tener en consideración la opinión de los demás. El exceso de ego es un enemigo de la productividad en el trabajo. Debemos esforzarnos por escuchar a nuestro equipo de forma activa.

También debes evitar la formación de bandos entre los asistentes. Una reunión de trabajo será exitosa siempre que el moderador muestre liderazgo, interés y seguridad para ganarse la atención de los asistentes.

Al final de la exposición de cada tema debe llegarse a conclusiones concretas y establecer un plan de acción.

Evita distracciones

Como televisiones, música o teléfonos móviles.

Fomenta la concentración en los temas a tratar usando presentaciones visuales y esquemáticas.

Pon a disposición de los asistentes papel y bolígrafo para tomar notas.

Por último, intenta que las presentaciones sean atractivas y que generen un debate enriquecedor.

Resume las decisiones

Apunta las decisiones acordadas a lo largo de la reunión para revisarlas al final.

Después de la reunión

Debe elaborarse una memoria de la reunión y enviar las conclusiones por escrito a los interesados.

Delega las tareas con el orden establecido y realiza un seguimiento de las mismas en el orden y tiempo acordados.

Al cabo de un tiempo, evalúa si se lograron los objetivos previstos en la reunión y define todas las tareas sin concluir.

Recuerda que las reuniones de trabajo son muy eficaces para construir climas colaborativos y avanzar en los proyectos empresariales. Fomentan el grado de compromiso y cumplimiento de las personas que participan y trabajan en un negocio. Por eso es muy importante poner cierta dedicación en planificarlas bien, organizar los temas a tratar y adoptar una actitud de liderazgo a la vez que receptiva.

Pon en marcha todos estos consejos y harás de las reuniones de trabajo una herramienta realmente productiva. 😉