Si eres autónomo o tienes una PYME, seguramente ya habrás oído hablar de la factura electrónica. Lo cierto es que ya no se trata de una opción sino de una exigencia legal.
Explicar que desde la entrada en vigor de la ley crea y crece todas las empresas y autónomos están obligados a presentar facturas electrónicas. Desde la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, todas las empresas, independientemente de su tamaño, están obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas.
Pero, ¿qué es la factura electrónica obligatoria y por qué es imprescindible adaptarse a esta nueva realidad? Te lo explicamos en este artículo.
¿Qué encontrarás aquí?
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, transmite y recibe en formato electrónico.
No hablamos simplemente de enviar una factura en PDF por correo. La factura electrónica requiere el uso de formatos estructurados, firma electrónica y la conexión con plataformas que garanticen la trazabilidad y autenticidad del documento.
¿Cuáles son sus ventajas?
Este cambio trae consigo importantes beneficios para tu negocio:
- Ahorro de tiempo y costes: automatiza procesos y elimina el papel.
- Reducción de errores humanos: gracias a la digitalización y validaciones automáticas.
- Mayor control y trazabilidad: puedes saber en todo momento si tu factura ha sido recibida, aceptada o rechazada.
- Cumplimiento fiscal más sencillo: al estar conectada con Hacienda, todo queda registrado y en orden.
¿Por qué ahora es obligatorio presentar facturas electrónicas?
La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece marcó un antes y un después para las empresas españolas. Esta ley fue aprobada para facilitar la creación de empresas, fomentar su crecimiento y —muy especialmente— luchar contra la morosidad en operaciones comerciales.
¿Y cómo ayuda la factura electrónica en todo esto?
- Aporta transparencia: al digitalizar los intercambios comerciales, se hace más fácil controlar y verificar los plazos de pago.
- Combate la morosidad: con datos precisos sobre cuándo se emiten y reciben facturas, las empresas tienen más herramientas legales para exigir pagos a tiempo.
- Facilita la supervisión por parte de la Administración, ya que la información estará disponible de forma estructurada y en tiempo real.
- Impulsa la digitalización del tejido empresarial español, especialmente entre PYMES y autónomos.
¿A qué empresas afecta la nueva normativa?
La nueva normativa afecta a todas las empresas y autónomos que emitan facturas en el marco de sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.
¿Cuándo entra en vigor?
Si tu empresa factura más de 8 millones de euros al año, tendrás 1 año desde la publicación del reglamento técnico (2025) para adaptarte. Pero si tu facturación es inferior esa cifra, dispondrás de 2 años desde esa misma fecha.
Es crucial que verifiques en qué tramo de facturación se encuentra tu PYME para conocer el plazo exacto de aplicación en tu caso. La Agencia Tributaria y las asociaciones empresariales están ofreciendo información detallada sobre estos calendarios.
¿Y qué pasa si no cumplo?
El incumplimiento de la obligación de expedir y recibir facturas electrónicas, puede acarrear importantes sanciones. Si bien la Ley Crea y Crece no especifica las cuantías exactas de las multas en todos los casos, remite a la Ley General Tributaria y otras normativas que contemplan sanciones por infracciones relacionadas con la facturación. Estas sanciones pueden variar desde multas económicas sustanciales hasta la imposibilidad de acceder a subvenciones o contratos públicos.
Validación de facturas con Verifactu: El sello de garantía de la Agencia Tributaria
Con la nueva normativa, no basta con emitir una factura en formato electrónico. Se introduce un concepto clave: la validación de facturas a través de sistemas Verifactu. ¿Qué significa esto? Básicamente, que las facturas deben generarse y ser enviadas a la Agencia Tributaria o a un software autorizado en tiempo real, antes de que el receptor reciba la factura.
Un sistema Verifactu es, en esencia, un software de facturación que cumple con todos los requisitos técnicos establecidos por la normativa para garantizar la inalterabilidad, seguridad, trazabilidad e integridad de los registros de facturación. Esto se consigue mediante la generación de una huella o hash en cada factura y el encadenamiento de estas huellas, lo que se conoce como «cadena de hash«. De esta manera, cada factura está vinculada de forma inquebrantable a la anterior, haciendo imposible cualquier manipulación posterior sin dejar rastro.
En resumen, la validación con Verifactu asegura:
- Integridad de los registros: Las facturas no pueden ser modificadas una vez emitidas.
- Trazabilidad: Se puede seguir el rastro de cada factura desde su origen.
- Transparencia: La Agencia Tributaria tiene visibilidad sobre las operaciones de facturación de forma casi instantánea.
- Lucha contra el fraude: Dificulta enormemente las prácticas de facturación irregular, como las dobles contabilidades o la ocultación de ingresos.
¿Cómo ayuda Cegid Verifactu a que las PYMEs puedan adaptarse a la nueva normativa?
Frente a un cambio normativo tan importante, muchas PYMEs se enfrentan a un problema común: no contar con los recursos técnicos ni el conocimiento suficiente para adaptar sus procesos a tiempo. Cegid Verifactu simplifica la transición a la facturación electrónica obligatoria.
Al elegir Cegid Verifactu, tu PYME se beneficia de:
- Cumplimiento normativo garantizado: Con Cegid Verifactu, te aseguras de que todas tus facturas cumplan con los estándares técnicos y legales exigidos por la Ley Crea y Crece. El software se encarga de generar el formato Facturae, las firmas electrónicas y la cadena de hashes requeridos, evitando cualquier error o incumplimiento.
- Automatización de procesos: Olvídate de la gestión manual y los errores. Cegid Verifactu automatiza la emisión, envío y registro de facturas, liberando tiempo valioso para que tu equipo se centre en tareas de mayor valor.
- Conexión directa con la Agencia Tributaria: El sistema está preparado para la comunicación en tiempo real con la Agencia Tributaria, asegurando que tus facturas sean validadas y registradas correctamente de forma automática.
- Facilidad de uso: A pesar de la complejidad técnica que hay detrás, Cegid Verifactu se caracteriza por su interfaz intuitiva y fácil de usar, permitiendo una rápida implementación en tu negocio.
- Seguridad y trazabilidad: Cada factura generada con Cegid Verifactu lleva el sello de integridad y trazabilidad que exige la normativa, dándote la tranquilidad de que tus registros son seguros y auditables.
- Visión 360º de tu facturación: La plataforma te proporciona un control total sobre el estado de tus facturas, desde su emisión hasta su pago, mejorando la gestión de cobros y la relación con tus clientes.
- Ahorro de costes y tiempo: La digitalización de la facturación reduce significativamente los costes operativos asociados a la impresión, archivo y envío de facturas en papel, además de optimizar los tiempos de gestión administrativa.
No dejes que la adaptación se convierta en un problema para tu PYME. Con Cegid Verifactu, tienes la solución completa para cumplir con la ley de forma sencilla.
