Ser autónomo en España tiene sus retos, y uno de ellos es saber qué facturas puedes meter en la carpeta de «gastos deducibles» y cuáles es mejor dejar fuera si no quieres que Hacienda te dé un toque.
A menudo, la línea entre tu vida personal y tu actividad profesional es tan fina que parece invisible, sobre todo si trabajas desde el salón de casa. Por eso, en este artículo vamos a desgranar qué dice la ley actual para que puedas ahorrar en impuestos sin correr riesgos innecesarios.
¿Qué encontrarás aquí?
¿Cómo saber qué gastos puedo restar de mis ingresos?
La respuesta está en la normativa del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y concretamente en la Ley 35/2006, de 28 de noviembre que está disponible en el Boletín Oficial del Estado.
En lo que nos interesa como autónomos, el artículo 28 de esta ley establece que para calcular el rendimiento neto de la actividad laboral, debemos restar de los ingresos aquellos gastos fiscalmente deducibles. Pero ¿qué es un gasto deducible? Te lo explicamos a continuación.
Requisitos básicos para que un gasto sea deducible
Antes de entrar en detalles, recuerda que para que un gasto sea deducible, debe cumplir con tres estas reglas de oro:
- Afectación: el gasto debe estar directamente vinculado a tu actividad profesional. Si eres diseñador gráfico, un monitor nuevo entra; una cafetera de cápsulas para tu despacho, probablemente no.
- Justificación: necesitas una factura formal (la «factura simplificada» o el ticket de toda la vida no suelen bastar para el IRPF, aunque sí para el IVA si cumple ciertos requisitos).
- Registro: el gasto debe estar correctamente registrado en tus libros de ingresos y gastos.
Gastos de suministros: ¿Cuánto puedo deducir si trabajo en casa?
Esta es la pregunta del millón para los emprendedores digitales. Durante años fue un terreno pantanoso, pero la Ley 6/2017, de 24 de octubre, de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo puso algo de orden.
Si trabajas en tu vivienda habitual, puedes deducirte una parte de los gastos de suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet). Pero ojo, no es tan sencillo como aplicar el porcentaje de metros cuadrados que ocupa tu despacho.
¿Qué dice la ley?
El Artículo 11 de dicha ley (que puedes consultar en este enlace al BOE) modifica la regla 5.ª del artículo 30.2 de la Ley del IRPF, estableciendo en su párrafo b):
«En los casos en que el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda […] en el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior».
En otras palabras, si tu casa mide 100 m² y usas una habitación de 10 m² como oficina, el porcentaje de afectación es del 10%. Hacienda no te deja deducir ese 10% de la factura de la luz, sino el 30% de ese 10%. Es decir, podrías deducirte un 3% del total de la factura. Parece poco, pero menos es nada.
Esto se aplica si trabajas desde casa y has comunicado la afectación de ese espacio a Hacienda (por ejemplo, al darte de alta o modificando tu actividad mediante el modelo 036/037).
Gastos de manutención: ¿Cuándo paga Hacienda tu comida?
Este es otro de los puntos estrella de la reforma. Antes, demostrar que una comida de trabajo era deducible era una odisea. Ahora, la ley permite que te deduzcas tus propios gastos de comida (comida diaria, no solo cenas con clientes) siempre que cumplas unos requisitos estrictos.
¿Qué dice la ley?
El mismo Artículo 11 de la Ley 6/2017 añade el párrafo c) a la Ley del IRPF:
«Los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores.»
Reglas para no tener problemas:
- Los gastos de manutención solamente se pueden deducir en días hábiles. Fíjate en que no sea un festivo.
- Tiene que ser en un bar o restaurante. No vale el ticket del supermercado.
- Es obligatorio pagar con tarjeta. Si pagas en efectivo, olvídate de la deducción.
- En España el límite diario es de 26,67 € al día (sin pernocta). Si cruzas la frontera y estás en el extranjero, el límite sube a 48,08 € al día.
Otros gastos deducibles que no debes olvidar
Para que tu declaración sea redonda, aquí tienes otros gastos que la legislación actual (Ley 35/2006 del IRPF) permite desgravar de forma más directa:
- Cuota de autónomos: es un gasto deducible al 100%.
- Alquiler de oficina o local: si no trabajas en casa y tienes un local, el alquiler y los suministros son deducibles íntegramente.
- Servicios profesionales: lo que le pagas a tu gestor, a un abogado, a un diseñador freelance o a tu community manager.
- Software y herramientas: tu suscripción a Adobe, Microsoft 365, herramientas de gestión de proyectos o el hosting de tu web.
- Publicidad: lo que inviertas en Google Ads, Meta Ads o folletos físicos.
- Seguros: el seguro de responsabilidad civil o incluso tu seguro médico privado (con un límite de 500 € anuales por persona, ampliable a 1.500 € si hay discapacidad).
¿Cómo aplicar estos conceptos?
En definitiva, como autónomo en España puedes deducir todos los gastos que estén directamente relacionados con tu actividad económica y que puedas justificar documentalmente.
Recuerda que para Hacienda, un movimiento en tu cuenta bancaria no es una prueba suficiente. Sin factura no hay deducción. Pide siempre facturas completas donde aparezcan tus datos (nombre, NIF y domicilio fiscal). Muchos autónomos cometen el error de guardar tickets (facturas simplificadas) de comidas o gasolina; aunque para el IVA pueden servir bajo ciertas condiciones, para el IRPF siempre estarás más seguro con una factura nominativa.
Ser autónomo ya es bastante difícil como para regalar dinero en impuestos por no conocer tus derechos. Aplica estas reglas, guarda tus facturas a buen recaudo (durante al menos 4 años) y respira tranquilo.
