¿Te ha pasado que, para cerrar la nómina, necesitas consultar tres aplicaciones distintas o pedir información a varios compañeros? Es una situación bastante habitual en empresas donde cada proceso de Recursos Humanos funciona por separado.
El problema no es solo el tiempo que se pierde. También aparecen errores, tareas duplicadas y una dependencia constante de otros departamentos para conseguir información. Por eso, cada vez tiene más sentido apostar por un sistema RRHH que conecte los diferentes procesos y permita trabajar de forma centralizada. Pero ¿qué cambia realmente cuando nómina, talento y gestión del tiempo dejan de ir cada uno por su lado?
Cuando cada departamento trabaja por su cuenta
Imagina que un empleado ha cambiado de horario, ha disfrutado de unos días de vacaciones o ha realizado horas extra. ¿Dónde queda registrada esa información? ¿Llega directamente a quien prepara la nómina o alguien tiene que comunicarlo por correo?
Cuando los sistemas no están conectados, este tipo de situaciones obliga a repetir tareas. Un mismo dato puede introducirse varias veces y no siempre de la misma manera. Además, cualquier cambio que se quede sin comunicar puede acabar provocando un error.
Con el tiempo, estas pequeñas dificultades se convierten en una carga considerable para el equipo. En lugar de dedicar su jornada a tareas propias de Recursos Humanos, buena parte del trabajo consiste en buscar información, comprobar cifras y corregir registros.
La nómina empieza mucho antes del día de pago
Uno de los mejores ejemplos de por qué conviene conectar los procesos está en la nómina. Para calcular correctamente los salarios necesitas tener información actualizada sobre cada empleado.
Si esos datos están dispersos o se gestionan en herramientas independientes, alguien tendrá que recopilarlos y trasladarlos al sistema de nómina. Y cuanto más grande sea la plantilla, más complicado será comprobar que todo está correcto.
Cuando todos los procesos están conectados, la gestión de la nómina resulta mucho más sencilla. El equipo de RRHH trabaja con información actualizada del personal y no necesita dedicar tanto tiempo a introducir datos manualmente. Además, las herramientas de automatización y control ayudan a detectar posibles incidencias.
¿Y qué pasa con la gestión del talento?
A menudo, cuando hablamos de digitalizar Recursos Humanos, la conversación gira en torno a la administración de personal y la nómina. Sin embargo, hay otra cuestión que merece atención: la gestión del talento.
¿Sabes qué habilidades necesita reforzar cada departamento? ¿Tienes una visión clara de la formación que reciben tus empleados o de cómo evoluciona su desempeño? Si esta información está repartida en diferentes herramientas, responder a estas preguntas puede llevar mucho tiempo.
Conectar la gestión del talento con el resto de procesos permite tener una visión más completa de la plantilla. Así es más fácil detectar necesidades, identificar perfiles con alto potencial y planificar mejor las próximas incorporaciones.
Menos gestiones para RRHH y más autonomía para los empleados
Hay otro aspecto que suele pasar desapercibido: la experiencia de los propios trabajadores.
Piensa en si un empleado de la empresa necesita consultar sus vacaciones disponibles, solicitar un permiso o conseguir un documento laboral. ¿Tendría que enviar un correo y esperar a que alguien responda?
Los portales del empleado y las herramientas de autoservicio permiten resolver muchas de estas gestiones directamente. Cada trabajador puede consultar su información o realizar determinadas solicitudes sin depender constantemente del departamento de RRHH (que también se libera de una importante carga de trabajo).
¿Cómo puedes empezar a conectar tus procesos de RR. HH.?
No necesitas cambiarlo todo de golpe. Lo primero es identificar dónde se producen los problemas. ¿Se pierde demasiado tiempo preparando la nómina? ¿Hay dificultades para controlar las horas trabajadas? ¿Se repiten las mismas tareas en distintas herramientas?
Una vez localizados los puntos débiles, puedes valorar qué procesos conviene integrar primero. También es importante comprobar que las herramientas elegidas puedan compartir información y estén preparadas para crecer con tu negocio.
Soluciones como Cegid HCM 360 permiten reunir en un mismo entorno diferentes áreas de Recursos Humanos, desde la administración de personal hasta la gestión del tiempo, la nómina y el talento. Por su parte, Cegid Peoplenet ofrece funcionalidades específicas para automatizar los procesos de nómina y conectarlos con la administración de personal.
Recursos Humanos necesita dejar de trabajar a base de parches
Seguir utilizando herramientas aisladas puede parecer suficiente mientras la empresa es pequeña. Pero cuando aumenta la plantilla y los procesos se complican, las limitaciones empiezan a hacerse evidentes.
Conectar nómina, talento y gestión del tiempo no es simplemente una cuestión de modernizar los programas informáticos. Es una forma de evitar trabajo innecesario y conseguir que la información llegue a quien la necesita.
Y, sobre todo, permite que el equipo de Recursos Humanos deje de dedicar tantas horas a tareas administrativas para centrarse un poco más en las personas. ¿No debería ser ese uno de sus principales objetivos?
