¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un proceso integral de amplio alcance que incluye métodos que promueven el descubrimiento, el modelado, el análisis, las mejoras y la optimización de los procesos empresariales.

Si bien puede sonar similar a la gestión de tareas o proyectos, BPM ofrece un alcance más amplio. La gestión de tareas se concentra en tareas individuales y la gestión de proyectos es un proceso de trabajo único. La gestión de procesos de negocio es un proceso repetible de extremo a extremo.

Un BPM exitoso puede optimizar el flujo de trabajo, aumentar la eficiencia y reducir los costos.

Los mejores sistemas de gestión de procesos de negocio: 

• Incorporan análisis avanzados.
• Supervisan toda la actividad comercial.
• Utilizan la gestión de la toma de decisiones.
• Coordinan a los empleados.
• Sintetizan sistemas.
• Maximizan la información pertinente para acelerar la transformación digital.

¿Cuáles son los tipos de BPM?

Se utilizan tres tipos básicos de gestión de procesos comerciales para crear eficiencia en el lugar de trabajo.

Centrado en la integración

Se centra en los procesos que están principalmente fuera de la participación humana, como las interfaces de programación de aplicaciones (API) que permiten a las empresas automatizar y estandarizar los procesos de los departamentos, incluida la gestión de recursos humanos (HRM) y la gestión de relaciones con el consumidor (CRM).

Por ejemplo, un sitio web de comercio electrónico puede usar una plataforma o software para automatizar sus procesos de cumplimiento y envío, lo que significa que la interfaz completaría la tarea desde el pedido hasta el almacén y el envío.

El BPM se enfoca en procesos de extremo a extremo, y un proceso centrado en la integración puede mejorar la eficiencia y la agilidad al tiempo que reduce el riesgo de error en las operaciones.

Centrado en el ser humano

Se centra en las personas de la empresa, su satisfacción, motivación y compromiso. Los procesos deben ser fáciles de usar, eficientes y efectivos para brindar una experiencia de usuario positiva.

Este sector de BPM es fundamental porque son los empleados los que hacen que una empresa sea lo que es. Ayuda a dar forma a la cultura de la empresa fomentando la mejora continua a través de la retroalimentación y los ajustes.

Por ejemplo, involucrar a los equipos de empleados al implementar un nuevo proceso permite obtener sus opiniones y solucionar problemas en el sistema. Esto no solo puede hacer que el sistema sea más efectivo, sino que también hará que los empleados se sientan valiosos y satisfechos. Los empleados que disfrutan de sus puestos y se sienten apreciados tienen más probabilidades de ser productivos y leales a la empresa.

Centrado en el documento

Las empresas deben mantener documentos precisos y eficientes, y el BPM centrado en documentos es útil para administrar el flujo de papeleo. Se centra en diferentes etapas de procesos basados ​​en papel para que la información correcta esté siempre disponible para las personas adecuadas.

El BPM centrado en documentos puede incluir la digitalización de documentos en papel, la adopción de sistemas de gestión de documentos y el uso de firmas electrónicas u otros procesos de automatización de documentos.

Por ejemplo, cuando un empleado recibe una factura, BPM permite gestionarla desde la recepción hasta la aprobación y garantizar que las personas adecuadas la vean en el camino.

¿Cómo es el ciclo de vida de BPM?

Uno de los aspectos más críticos de la gestión de procesos comerciales es asegurarse de que haya pasos definidos.

Cuando se define cada paso, es más fácil para los miembros del equipo identificar fallos y realizar un seguimiento de las mejoras a través de los datos en cada fase. La claridad promueve mejores resultados comerciales.

Te resumimos los seis pasos del ciclo de vida a continuación.

El proceso de planificación

Al hacer una lluvia de ideas sobre un nuevo proceso, se debe establecer un plan claro desde el principio. La planificación estratégica debe identificar los objetivos de la organización y analizar los procesos actuales para usarlos como punto de partida para la mejora. Hay tres procesos para explorar, que incluyen:

• Procesos primarios: estos son los procesos centrales que hacen que una organización funcione, incluido el desarrollo de productos y las ventas.
• Procesos secundarios: estos respaldan los procesos primarios a través de operaciones comerciales como la adquisición de suministros, recursos humanos, TI e instalaciones.
• Procesos de gestión: La gerencia observa y analiza los procesos primarios y secundarios para crear más eficiencia a lo largo de la planificación y ejecución.

Analizar los procesos organizacionales.

Una vez que hayas determinado los objetivos comerciales, debes analizar los procesos actuales para ver qué partes se alinean y cuáles no con esos objetivos.

Hay que usar técnicas de análisis tanto cualitativas como cuantitativas para obtener una imagen completa antes de seguir adelante.

Diseñar el modelo ideal.

Según el análisis, durante este paso, diseñarás un BPM completamente nuevo o realizarás algunos ajustes para promover la eficiencia del BPM actual.

Una vez que hayas decidido qué debes cambiar, es hora de examinar cómo crearlo. Este es un mini-proceso en sí mismo, que incluye lo siguiente:

• Identificar lo que implicará el trabajo.
• Decidir cuántos trabajadores necesitarás y de qué especialidad.
• Decidir sobre las herramientas, técnicas y metodologías.
• Crear un proceso paso a paso para el trabajo.

Implementar el cambio necesario.

Una vez creado el nuevo proceso, será necesario implementarlo. Establece pautas y expectativas claras para este cambio y un proceso de retroalimentación.

Supervisar nuevos BPM.

Si bien sería genial crear un nuevo proceso y dejarlo así, esa no es la realidad de BPM.

Debes administrar, monitorear y rastrear cómo funciona el nuevo proceso, comprobar si está creando más eficiencia y rastrear las métricas comerciales para mostrar el progreso.

Configura un calendario mediante el cual verifiques los procesos para promover la coherencia.

Refinar nuevos BPM y repetir.

A medida que descubras cómo funciona el nuevo proceso a través de la supervisión, refínalo como mejor te parezca. Continúa repitiendo los seis pasos cada vez que necesites realizar un nuevo proceso o se necesiten cambios para una operación en marcha.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos empresariales?

BPM promueve la organización de una empresa y sus procedimientos. Debido a la estrategia organizacional, los beneficios de BMP incluyen:

• Crear una cultura empresarial de adaptabilidad.
• Aumento de la satisfacción del cliente.
• Generar crecimiento de ingresos.
• Reducción potencial de los costos.
• Impulsar la moral general de los empleados.
• Ofrecer mayor seguridad.
• Creación de una norma de rendición de cuentas.
• Mejorar la fiabilidad de la información.
• Fomento de la productividad de los empleados.
• Aumentar la eficiencia general del negocio.
• Proporcionar datos y análisis consistentes.
• Hacer que escalar sea una tarea más sencilla.
• Promover el cumplimiento de la normativa.

¿Cómo utilizar BPM para tu negocio?

La gestión de procesos empresariales debe formar parte de la estructura organizativa de tu negocio para promover la eficiencia empresarial. Desde las funciones de gestión y compromiso de los empleados hasta la dotación de personal y las medidas correctivas, debe haber procesos establecidos.

No sólo deben existir estos procesos, sino que deben es necesario actualizarlos constantemente para mantener la alineación con los objetivos de la organización. Si estás buscando impulsar su estrategia comercial, entonces BPM es una buena forma de comenzar.