PYMES y Autónomos

Factores clave a tener en cuenta al externalizar las tareas del back-office.

tareas del back-office
Escrito por Ahinóam Rodríguez

Las crecientes demandas de los clientes, una gran carga de trabajo y la necesidad de escalar rápidamente son algunos de los motivos que llevan a las empresas a externalizar parte de sus servicios o de sus funciones internas.

Empresas de todos los tamaños, desde startups hasta grandes corporaciones, han considerado en algún momento la posibilidad de externalizar parte de sus procesos u operaciones.

Algunas optan por externalizar tareas dentro de su país, otras por deslocalizar los mismos servicios para reducir costes. A pesar de los riesgos, la mayoría de ellas eligen sabiamente externalizar algunas de sus operaciones comerciales.

En el caso de las empresas que necesitan externalizar funciones del back-office (por ejemplo la contabilidad, la gestión de recursos humanos y la contratación, la codificación de datos, los escritorios de apoyo, el marketing y la generación de clientes potenciales) es necesario ser muy cuidadosos y tener en cuenta una serie de consideraciones antes de contratar.

Estos son algunos de los aspectos que debes tener en cuenta a la hora de externalizar las tareas del back-office.

Identificar cuáles son las tareas del back-office que es necesario externalizar.

Los servicios de externalización que necesita una empresa dependen en gran medida de las tareas que requieren más mano de obra, experiencia o prioridades. A la hora de identificar las tareas del back-office que se necesitan, puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son las tareas que debes incorporar en tu empresa y no se pueden realizar de manera interna?
  • ¿Cuáles de estas tareas requieren conocimientos o recursos especializados?
  • ¿Cuáles son las tareas que no aportan mucho valor pero que requieren demasiado tiempo?
  • ¿Cómo se adaptará el equipo interno y externo a los cambios?

Riesgos y reducción de riesgos

Todas las decisiones conllevan riesgos. Los propietarios y gestores de empresas deben sopesar los riesgos de externalizar algunas de sus operaciones. Inevitablemente, tendrán que elegir cuidadosamente un socio colaborador que sea digno de confianza y ayude a resolver los problemas que puedan surgir.

Acceso al talento y tecnología globales

La externalización de determinadas tareas del back-office permite a las empresas acceder a los mejores expertos para un puesto de trabajo. Al contratar a expertos especializados, se garantiza un rendimiento excelente de los proveedores de servicios. La subcontratación también reduce la molestia de proporcionar espacios de oficina, herramientas y equipos, ya que estos serán proporcionados por su socio externo. Tienen herramientas actualizadas y siguen las últimas tendencias del sector.

Seguridad de la información y propiedad intelectual

Los responsables de las empresas también deben tener en cuenta la seguridad de la información y la propiedad intelectual antes de subcontratar. Deben sopesar los pros y los contras de la externalización para poder decidir mejor si realmente deben externalizar los servicios teniendo en cuenta los riesgos. Por otro lado, la subcontratación puede ser de ayuda, ya que los expertos emplearán las mejores prácticas en sus respectivas especialidades. A fin de cuentas, la seguridad de la información, el secreto industrial o la propiedad intelectual estarán siempre a salvo si contamos con un socio de externalización fiable y digno de confianza.

Reducción de costes

La reducción de los costes operativos es un factor importante a la hora de considerar la externalización de las tareas de back-office. En última instancia, las empresas quieren reducir los gastos en sus operaciones. Por eso, en lugar de contratar empleados internos, se plantean la externalización. Los recursos ahorrados gracias a la externalización se pueden dedicar a otros componentes vitales para el crecimiento del negocio.

Las empresas consideran la externalización como una opción viable para terminar con el dolor de cabeza que supone el exceso de trabajo. Hay factores clave a tener en cuenta a la hora de externalizar las tareas del back-office. Para abordar los puntos débiles de los procesos y operaciones, debes consultar tus dudas con un socio de externalización fiable.

Sobre el autor

Ahinóam Rodríguez

Copywriter y redactora del blog Emprendecontuweb. Me especializo en la creación de contenidos optimizados para SEO en los blogs corporativos de mis clientes. Me apasiona la lectura y dedico parte de mi tiempo libre al cuidado de los animales

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