Guía sobre la metodología BI.

En su día a día las empresas manejan una gran cantidad de datos. Esta información puede ser interna (clientes, empleados, proveedores, inventario, finanzas) o externa (tendencias de mercado, análisis de la competencia, fluctuaciones en los precios…)

Los datos son activos muy valiosos, pero si la información está dispersa o incompleta no se le puede dar un uso práctico. En un mundo donde las conexiones empresariales son cada vez más complejas, surge la necesidad de tener una visión global de los negocios para tomar decisiones informadas. De este modo, no es difícil entender la relevancia de la Business Intelligence (BI) en el contexto actual. Esta metodología se basa en la recopilación, análisis y presentación de datos empresariales con fines estratégicos.

Orígenes y evolución de la BI

El término fue acuñado por Richard Miller Devens (1865) en la Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes para referirse a un banquero de la época que recopilaba información sobre el mercado financiero.

Pero fue un programador de IBM llamado Peter Luhn (1958) el primero en aplicar procesos tecnológicos a la inteligencia de negocios. Luhn descubrió el potencial de la tecnología para recopilar información corporativa y utilizarla para mejorar los procesos internos. Entre las décadas de los 60 y 70 se desarrollaron los primeros sistemas de gestión de datos para la toma de decisiones empresariales (DSS).

En general, hasta la década del 2000 las herramientas BI que se conocían eran poco intuitivas y difíciles de usar, por lo que existía una gran dependencia de los departamentos TI. Hoy en día la situación ha cambiado mucho; el software BI actual es más accesible gracias a la aparición de las interfaces visuales. Aun así, la mayoría de las empresas continúan necesitando el respaldo de un consultor Power BI para analizar la información y diseñar estrategias a medida. No olvidemos que las fuentes de datos también se han multiplicado y esto significa un gran desafío a la hora de crear modelos de negocio basados en información relevante.

¿Cómo se aplica la metodología BI?

BI utiliza una metodología de proceso llamada ETL (Extract > Transform > Load)

A grandes rasgos, para aplicar el método BI es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Determinar los objetivos de la empresa a corto y mediano plazo.
2. Tener claro la información que se va a recopilar y las herramientas necesarias.
3. Recopilar la información utilizando la técnica de minería de datos.
4. Los datos obtenidos estarán desestructurados y será necesario transformarlos y modelarlos para su posterior análisis. En esta etapa se utilizan herramientas de gestión de datos para depurar la información.
5. Una vez transformados los datos se cargan en el nuevo modelo para trabajar con ellos de manera visual. Luego se utilizan herramientas para la creación de informes que representan los datos de forma gráfica e intuitiva. Estos informes permiten a los consultores BI conocer el rendimiento actual del negocio, detectar tendencias de mercado y tomar decisiones que mejoran la productividad de la empresa.
6. La información estructurada se integra en cuadros de mando y se aplican diferentes KPI para saber si se están cumpliendo los objetivos empresariales y detectar oportunidades de mejora.

¿Cuál es la función del consultor BI?

El consultor de Business Intelligence es un actor clave en todo este proceso ya que transforma la información recopilada en estrategias que impulsan el crecimiento de los negocios.

Algunas de sus funciones son:

• Realizar un análisis preliminar del negocio e identificar sus necesidades.
• Definir cuáles son los datos a analizar para optimizar la toma de decisiones.
• Elegir el software BI más indicado.
• Crear los dashboard o cuadros de mando para cada proyecto.
• Analizar los datos para descubrir tendencias y patrones.
• Crear modelos de negocio usando la información obtenida.
• Presentar informes con los fallos encontrados y oportunidades de mejora.

Cada vez son más las empresas que deciden aprovechar el potencial de la BI y contratar los servicios de un especialista en el área. Desde un comerciante minorista a una multinacional dedicada a la industria tecnológica, la inteligencia de negocio es útil para todas las empresas con capacidad de recopilar datos independientemente de su tamaño o del sector.

¿Cuáles son los objetivos principales de la metodología BI?

BI permite a los gestores de negocios tomar decisiones clave para el éxito de sus proyectos.

Por ejemplo, gracias al BI las empresas pueden:

• Entender mejor su negocio y asignar recursos a cada área de manera inteligente.
• Comparar sus procesos y rendimiento con los estándares de la industria.
• Analizar el comportamiento de sus clientes y sus patrones de compra.
• Hacer un seguimiento exhaustivo de las campañas de marketing y su impacto sobre las ventas.
• Supervisar las operaciones comerciales y solucionar los cuellos de botella.
• Mejorar la visibilidad de la cadena de suministro.
• Identificar tendencias de mercado y adaptarse rápidamente a ellas.
• Conocer la relevancia de la empresa frente a sus competidores.
• Realizar un seguimiento de los indicadores financieros clave.
• Evaluar mejor los riesgos potenciales: seguridad, cumplimiento normativo, etc.

¿En qué áreas de negocio se puede aplicar?

La metodología BI ayuda a optimizar diferentes áreas de negocio, por ejemplo:

• Marketing: facilita el seguimiento de las campañas de email marketing o la tasa de conversión de los anuncios de pago, proporcionando información valiosa sobre el rendimiento de las inversiones publicitarias.
• Finanzas: monitorea el flujo de efectivo proporcionando una visión en tiempo real de la salud financiera de la empresa. También ayuda a predecir resultados financieros mediante el análisis de tendencias históricas.
• RRHH: ofrece datos detallados sobre la productividad de los empleados, lo que permite a los departamentos de recursos humanos identificar patrones, reconocer áreas de mejora y optimizar la asignación de recursos.

Herramientas BI para impulsar el crecimiento de tu negocio.

Las herramientas BI avanzadas utilizan inteligencia artificial y aprendizaje automático para detectar patrones. Por ejemplo, pueden ofrecer recomendaciones, identificar áreas de mejora y adelantar resultados futuros analizando datos históricos.

Algunas de las más conocidas son:

Power BI

Es el servicio de análisis empresarial de Microsoft basado en la nube que permite recopilar datos de diferentes fuentes, analizarlos y presentarlos mediante informes y paneles. No requiere una inversión elevada ni conocimientos técnicos, aunque para informes avanzados es mejor contratar a una consultora especializada.

Oracle BI

Una potente suite que cubre todas las necesidades de la empresa, desde el procesado y análisis de datos hasta su almacenaje. Puede ejecutar cientos de procesos de forma simultánea para elaborar cuadros de mando en tiempo real. Además, es multiplataforma y permite acceder al servicio desde PC, Tablet o Smartphone.

SAP Business Intelligence

Un software robusto diseñado para diferentes roles (TI y gestión). Ofrece varias soluciones avanzadas, desde el análisis predictivo en tiempo real, machine learning, planificación y análisis.

Tableau

Herramienta BI que permite analizar, visualizar y compartir datos on-premise o en la nube. Tiene una interfaz muy intuitiva basada en el sistema drag & drop.

MicroStrategy

Recopila datos desde fuentes muy diversas (archivos Excel, ERP, CRM) y se puede acceder a él mediante un programa de escritorio o aplicación móvil.

Zoho Analytics

Tiene sincronización automática de datos y se puede programar periódicamente.

QlikView

Ofrece un control total sobre los datos, un entorno de trabajo seguro, flexibilidad e informes exportables a Microsoft Office.

Sin duda la metodología BI seguirá siendo clave para impulsar el crecimiento empresarial en 2024. Espero que este artículo te haya parecido interesante.