Vivimos en una época marcada por un entorno cada vez más globalizado y con continuos avances tecnológicos. Estas transformaciones afectan de manera transversal a toda la sociedad y a empresas de cualquier tamaño. Todos debemos asumir los nuevos retos y aprovecharnos también de las nuevas oportunidades surgidas de la transformación digital.
En particular, las PYMES pueden beneficiarse de las múltiples ventajas que brindan las nuevas tecnologías: acceder a nuevos segmentos de mercado, ser más ágiles y productivas y ofrecer un grado mayor de personalización de sus productos o servicios.
Un estudio de la COTEC pone de relieve que la digitalización podría tener un impacto muy positivo en el crecimiento de la economía española, cifrado en un incremento adicional del PIB de entre el 1,8% y el 2,3% anual hasta el 2025.
De acuerdo con otro estudio de Roland Berger, las empresas digitalizadas son un 10% más productivas, exportan el doble y duplican la creación de empleos.
Por eso, en esta pequeña cruzada en favor de la digitalización, te mencionaremos cinco herramientas que te ayudarán a impulsar tu negocio en 2021.
¿Qué encontrarás aquí?
CRM
Son una herramienta clave para aumentar las ventas y mejorar nuestra estrategia de marketing.
Los clientes son el centro de nuestro negocio y debemos conocer a fondo sus preferencias y costumbres para saber qué es lo que necesitan. Los CRM nos ofrecen toda esta información relevante para crear campañas prometedoras y aumentar la productividad.
Salesforce es la plataforma de CRM líder a nivel mundial, tanto para PYMES como para grandes empresas. Nos permite hacer un seguimiento de todas las transacciones de nuestro negocio, cerrar acuerdos de ventas, crear embudos de conversión, interactuar con terceros o compartir archivos.
Otros CRM que nos permiten automatizar procesos de ventas y que se integran con diferentes plataformas son Hubspot, Zoho, Streak (de los pocos CRM gratuitos que se administran desde la bandeja de entrada de Gmail), Agile, Pipedrive, etc.
Algunos de ellos tienen planes gratuitos limitados que nos permiten aprender a utilizar las funciones básicas de este tipo de programas: crear campañas, formularios, herramientas de comunicación entre equipos de trabajo, etc.
ERP
Un ERP es un paquete de software integrado que se encarga de todos los procesos de las áreas funcionales de una empresa: ventas, logística, recursos humanos, contabilidad… Muchos ERP actuales nos permiten desde manejar la cartera de clientes a generar facturas y nóminas. Además, la mayoría de ellos son multiplataforma; podemos utilizarlos desde PC, Smartphones o tablets.
A la hora de decidir qué ERP contratar para una PYME, es conveniente tener en cuenta el tamaño de la empresa y el modelo de negocio. Otros aspectos a considerar son la facilidad de implementación (tomando en cuenta el esfuerzo y los costes), la integración con sistemas externos, su flexibilidad y las opciones en la nube.
Aquí debemos distinguir también entre:
- ERP vertical: son una solución de gestión para planificar los recursos empresariales de un sector determinado.
- ERP horizontal: también llamados «generalistas», brindan funciones que cubren las necesidades básicas de gestión de una empresa (finanzas, contabilidad, marketing, etc.).
Algunos ERP utilizados por PYMES y micropymes en 2021 son: Cloud Gestion (con funcionalidades básicas y otras orientadas a determinados sectores como la distribución o la construcción), Holded (con una interfaz muy cuidada e integración con Paypal, PrestaShop, Dropbox o Google Drive), myGestion (gestiona la facturación y almacén de una empresa y puede conectarse con un TPV), Clickgest (cubre las necesidades básicas con un sistema de gestión de clientes, inventario y contabilidad), Odoo (incluye funciones de facturación, contabilidad, gestión de inventario, proyectos, etc.) o ev4 (tiene diferentes módulos con una versión genérica y otra especializada en diferentes sectores como inmobiliarias, clínicas o transportes).
Un ERP es una herramienta realmente práctica, pero para no complicar las cosas, lo primero que hay que hacer es definir cuáles son las funciones que necesitamos automatizar. Por lo tanto, una evaluación de las necesidades de la PYME es básica a la hora de elegir un ERP.
Programas de mensajería para empresas
En el último año muchas empresas se han visto obligadas a trabajar desde casa debido a la pandemia. Las aplicaciones de mensajería empresarial ya eran una realidad en el entorno laboral, pero el confinamiento obligatorio y la modalidad del teletrabajo, hicieron que se convirtieran en una herramienta imprescindible para muchas empresas. Y es que cuando el trabajo es colaborativo, esto implica estar en contacto con otras personas y utilizar un software para comunicarnos con ellas.
Cuando se usan adecuadamente, las aplicaciones de mensajería pueden aumentar la productividad, mejorar el trabajo en equipo y mantener la cultura empresarial.
Eso sí, es necesario saber diferenciar las conversaciones de trabajo de las del resto. Un programa de mensajería como Whatsapp no es el más indicado para el entorno laboral. Algunas aplicaciones de mensajería que suelen utilizar las empresas de forma interna son Slack, Microsoft Teams, Samepage o Glip.
Cada una de ellas tiene sus particularidades pero todas ellas comparten funciones como: gestión integrada de tareas, compartición de archivos, videollamadas, calendario de equipos y un espacio de trabajo colaborativo basado en la nube.
Herramientas online para gestionar tareas de equipo
Favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, aumentan la productividad y nos permiten llevar un mayor control y seguimiento de las actividades al interior de la empresa.
Una de las más populares es Trello ya que es muy intuitiva y tiene integración con un gran número de softwares.
Trello funciona con tableros dinámicos (con el sistema de arrastrar y soltar) en los que podemos crear tareas, modificar y programar fechas de entrega. Cuenta con tres columnas en las que se indica el estado de un proyecto: «Por hacer», «En proceso» y «Hecho». Por su sencillez y su grado de personalización, es la herramienta elegida por muchas empresas para gestionar tareas de equipo.
Otra alternativa a Trello es Asana (diseñada por el co-creador de Facebook Dustin Moskovitz y el Tech Lead de Facebook y Product Manager de Google, Justin Rosenstein) y que es una herramienta muy completa en su campo ya que permite organizar reuniones, tareas y citas, establecer cronogramas de entrega y archivar documentos en múltiples formatos.
También tenemos Basecamp que brinda la posibilidad de gestionar distintos proyectos en desarrollo o Workflow que permite además gestionar los costes de producción, monitorear ventas y ver la productividad de nuestras campañas.
G. Suite
Cerramos este artículo hablando de G.Suite (también conocida como Google Docs), un compendio de herramientas 100% online que lleva lo esencial de la ofimática a la nube.
G.Suite ha cambiado de forma radical el trabajo en equipo. Tiene la ventaja de ser una herramienta gratuita, en tiempo real y sin límite de participantes. Permite trabajar con archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y todo lo que necesitas desde cualquier dispositivo. Con el tiempo se ha perfeccionado integrándose también con otros programas como Google Drive o Gmail, de modo que podemos acceder en cualquier momento de forma remota a nuestros documentos y editarlos. No hay motivo para no comenzar a utilizarla ya en tu empresa.
¡No queremos extendernos más con este artículo! Sin duda nos hemos dejado en el tintero muchas herramientas geniales pero sería casi imposible mencionarlas todas. Con el tiempo esperamos seguir hablando en el blog sobre estos y otros recursos útiles para PYMES y emprendedores porque creemos que la transformación digital es el camino para progresar, volvernos más productivos y competir por un espacio en un mundo cada vez más globalizado.
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