Ventajas de la automatización en el back office

A todos los directivos y dueños de empresas les preocupa la imagen que transmiten a sus clientes cuando estos visitan los negocios. Procuran que la experiencia de los consumidores sea excelsa para que vuelvan a comprar, y hasta den una buena recomendación. Pero todo esto es posible si la automatización en el back office es correcta.

Un negocio se puede comparar a un iceberg: hay una parte que se ve, que es la zona y toda la experiencia para los clientes; y otra que no se ve, la que hace que la empresa funcione. Esta última es el back office, o la «oficina de atrás».

Las nuevas tecnologías hacen posible ir mejorando cada vez más elementos del funcionamiento práctico de las empresas. Sobre todo con los softwares de gestión y administración. Pero, ¿valen la pena estás herramientas? ¿Es bueno automatizar el back office? A continuación, te damos las respuestas. Antes, hablemos un poco de lo que implica sistematizar los procesos administrativos de tu empresa.

¿Qué implica la automatización del Back Office?

El back office comprende todas las áreas y elementos administrativos y productivos de la empresa, como las finanzas, ventas, RR. HH. marketing, branding, legal, almacén e informática. Lógicamente, las actividades de estos sectores se realiza con mano de obra humana.

Aunque uses profesionales, siempre habrá aspectos que se puedan optimizar para conseguir mejores resultados. Además, existe la posibilidad de que se produzcan errores humanos que terminen afectando la productividad de la empresa o los servicios ofrecidos a los clientes.

Entonces, la automatización del Back Office implica la reducción, y en algunos casos la eliminación, de todos esos problemas. Dando como resultado una mayor productividad, lo que, a su vez, mejora la calidad del servicio o producto.

Para llevar a cabo dicha mejora, las empresas deben recurrir a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y la Automatización Inteligente (AI). En otras palabras, la sistematización del back office también conlleva una inversión considerable en maquinaria y softwares, así como en personal experto para su aplicación, uso y gestión.

Ventajas de automatizar el Back Office

En vista de lo que implica la automatización del Back Office, ¿vale la pena el cambio? ¿Qué beneficios o ventajas tiene? Veamos.

Disminución de errores

Las maquinarias y los softwares de gestión y administración requieren calibración para empezar a funcionar. Una vez se complete este proceso, las tareas se realizarán sin errores. Incluso, cuando los mismos procesos van decayendo, los sistemas pueden anticiparlos, pudiendo atenderlos antes de que se produzcan.

Eliminar los errores es muy importante para poder tener un front office de calidad. Ofrecerle una buena experiencia al usuario lo motivará a comprar, y a hacerlo regularmente. El resultado es que la empresa se hará rentable y se estabilizará económicamente.

Eliminación de procesos burocráticos

Si bien la burocracia tiene un propósito útil para la empresa, tiende a ralentizar la productividad. Por su parte, automatizar procesos, como la facturación, el inventario, las solicitudes a los proveedores y la gestión de la relación con el cliente (CRM), hace que la empresa siempre esté al día.

Y esto es aplicable tanto a las empresas B2C como las B2B.

Integración multisistema

El avance tecnológico está permitiendo automatizar cada vez más áreas del back office. Pero tener tantos sistemas por separado puede generar todavía más problemas que la mano de obra humana.

Es por eso que los sistemas de gestión se están haciendo más transversales, es decir, que abarcan más áreas del back office de forma especializada. Así se puede administrar todo desde un solo dashboard.

Otra alternativa es que las empresas proveedoras de softwares creen APIs para integrarlos con otros, permitiendo a las empresas clientes poder elegir diferentes sistemas según su conveniencia.

Información en tiempo real

Los sistemas de automatización cuentan con un módulo de analítica para que se pueda tomar decisiones bien informadas. Estos datos son accesibles en tiempo real, es decir, que se pueden consultar, apenas se producen, haciendo posible la resolución de problemas y las mejoras.

Por ejemplo, es posible ver en tiempo real la relación entre la demanda y la oferta para conservar un buen nivel de stock. De esta forma, no se gasta demás ni se pierden ventas.

Por otro lado, si es necesario analizar el rendimiento de algún departamento, también se pueden obtener informes detallados. Sin embargo, vale decir que la profundidad de la información que ofrece un sistema casi siempre es dosificada en planes o paquetes. Es decir, que mientras más amplia o específica quieras la información, más vas a tener que pagar.

Aumento de la productividad

La implementación de la tecnología no siempre implica la sustitución de la mano de obra humana, o al menos no totalmente. Por lo que los softwares y la maquinaria se convierten en herramientas que mejoran la productividad de los empleados.

En los casos en los que la automatización se encarga de todo el trabajo, hay una mejora todavía mayor en la productividad. De hecho, es posible aumentar el tiempo de trabajo, ya que los sistemas y máquinas no se cansan.

Como consecuencia, se cumple con los tiempos de entrega, los servicios funcionan correctamente y los clientes están más satisfechos.

Mejora en la experiencia del empleado

No solo hay que preocuparse por la experiencia del usuario, también la experiencia del empleado es importante para conseguir buenos resultados. Cuando el empleado se siente motivado, su productividad aumenta.

Al automatizar el back office, los trabajadores pueden ver cómo su aporte potencia a la empresa, generando más ganancias. Lo cual, por supuesto, también debe verse reflejado en su salario.

Es bueno crear conciencia en los empleados sobre la relación entre la automatización y la mejora en experiencia de trabajo. Solo así sabrá aprovechar las herramientas tecnológicas que le proporciones.

Buen retorno de la inversión

La consecuencia final de todos los beneficios anteriores es que, la inversión para automatizar el back office volverá a la empresa en forma de ganancias. Aunque las tecnologías requerirán actualizaciones y mejoras, estas seguirán siendo rentables mientras se apliquen bien.

Recuperar la inversión inicial permitirá seguir mejorando la producción. Así, se podrá llegar a más regiones, ampliar la oferta y establecerse más solidamente en el mercado.