Cualquier empresa española debe cumplir con la legislación vigente para evitar problemas legales y sanciones. En los últimos años se han puesto en marcha en nuestro país infinidad de leyes que afectan tanto a las grandes empresas como a las PYMES. Hablamos por ejemplo del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), Ley de Propiedad Intelectual (LPI), la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE) y más recientemente de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
Además de estas leyes que te mencionamos, existen también normativas específicas que sólo afectan a algunos sectores.
Lo cierto es que el cumplimiento de la legislación puede parecer abrumador, pero conviene no tomarse el asunto a la ligera. Por ejemplo, las empresas que no cumplan con el requisito de emitir facturas electrónicas se enfrentan a multas de hasta 10.000 euros además de poner en peligro su reputación corporativa.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?
La emisión de facturas verificables es una de las medidas más importantes de la Ley Crea y Crece que se aprobó en septiembre de 2022 con el objetivo de impulsar la transformación digital y combatir la morosidad que afecta a muchas empresas españolas.
Con la validación de esta medida tanto las empresas como los autónomos están obligados a abandonar la facturación en Excel o en papel y empezar a emitir todas sus facturas con un software homologado por la AEAT.
Si bien su entrada en vigor no será inmediata, conviene ir informándose porque el tiempo vuela, y en el caso de las empresas con varios empleados será necesario adaptar los programas informáticos y los flujos de trabajo a la nueva normativa.
¿Qué requisitos deberá cumplir el software de facturación electrónica?
El Reglamento a expensas de su aprobación definitiva, recoge los requisitos técnicos de las plataformas aceptadas.
La AEAT ha puesto en marcha un sistema de emisión de facturas verificables llamado Verifactu que permite a las empresas remitir directamente sus facturas a Hacienda.
Verifactu tiene como objetivo evitar las prácticas fraudulentas automatizando y digitalizando los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad empresarial.
Los programas de facturación tienen que garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros a la hora de expedir cada factura. Además, deben incorporar la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» y tener un código identificativo de carácter alfanumérico o un código QR. Por último y no menos importante, debemos facilitar a nuestros clientes el acceso digital a sus facturas al menos durante 4 años, de forma que las puedan revisar, descargar o imprimir si lo desean, sin ningún coste adicional.
¿Cómo saber si un software de facturación es válido para Verifactu?
El software de facturación que utilizas en tu empresa tendrá que estar homologado por la AEAT y cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude, entre ellos, tiene que permitir el envío de facturas de manera automática a la Administración.
Si estás buscando un programa con estas características y todavía no lo has encontrado, te recomiendo visitar la web de Cegid. Son líderes en soluciones de gestión empresarial y sus programas de facturación están adaptados a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables.
Invertir en este tipo de software es una forma de prepararse para el cambio y tener la tranquilidad de que tu empresa está cumpliendo con sus obligaciones fiscales.
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